Direct Banking Informationen und einrichten

Was ist der Kontodienst?

Mit dem Dienst Direct Banking beauftragt der Nutzer die DreamRobot GmbH, in seinem Auftrag die Umsätze für ein Bankkonto bei seiner Bank abzurufen und anschließend auszuwerten. Die Kontoumsätze werden über unseren Bank Dienstleister Frandly IT-Services GmbH, Kraichtal abgerufen. Es werden beim Abruf keine Daten beim Bank Dienstleister gespeichert. Es können nahezu beliebig viele Bankkonten parallel angebunden werden. Online Banking wird von etwa 90% der deutschen Banken unterstützt. Für weitere Banken steht ein CSV-Import zur Verfügung.

So funktioniert DirectBanking:

Bei der Einrichtung hinterlegen Sie einmalig Ihre Bankverbindung unter "ADMIN -> Bank". Natürlich können Sie die Bankverbindung später ggf. ändern. Zum Abruf Ihrer Umsätze geben Sie online Ihre PIN zum Konto ein. Die Umsätze werden dann von der DreamRobot GmbH über eine zentrale Banken-Schnittstelle bei Ihrer Bank für Sie abgeholt und mit Ihren offenen Rechnungen abgeglichen. Sie können den Abruf der Umsätze auch automatisch ablaufen lassen, wenn Sie Ihre PIN bei der Einrichtung hinterlegen

Nutzungsvoraussetzungen

Grundsätzlich können Sie den Kontodienst nutzen, wenn Sie über ein freigeschaltetes Onlinebanking-Konto gemäß PIN/TAN-Verfahren verfügen. Beim PIN/TAN-Verfahren benötigen Sie für das Ausführen der Umsatzabfrage eine persönliche Identifikationsnummer (PIN). Eine Transaktionsnummer (TAN) wird nicht benötigt.

Bitte beachten Sie: Neben der Angabe von PIN, Kontonummer und Bankleitzahl erwarten einige Institute noch die Eingabe von Zusatzangaben. Sie werden zur Eingabe dieser Zusatzangaben bei Bedarf automatisch aufgefordert.

Anmeldung, Registrierung, Freischaltung

Für die Nutzung des Kontodienstes ist in der Regel keine Anmeldung, Registrierung oder Freischaltung Ihrer Bank erforderlich. Sie müssen lediglich über ein frei geschaltetes Online Banking Konto mit PIN/TAN-Verfahren verfügen und bei DreamRobot für das Direct Banking freigeschaltet sein.

Einrichtung

Um Direct Banking einzurichten, brauchen Sie lediglich auf die Seite "ADMIN -> Bank" zugehen und folgende Schritte ausführen:

- Bankleitzahl eingeben

- den Button überprüfen / neu einrichten drücken
Dadurch wird geprüft ob die Bank unterstützt wird und welche Informationen die Bank von Ihnen benötigt. (Diese werden unten dann eingeblendet)

- Nun müssen Sie noch unten Ihre Eingaben machen und auf den Button speichern drücken.

Nach erfolgreichem Speichern erscheint eine Meldung, das die Daten gespeichert wurden.

Hinweis: Welche Daten für Ihr Bankinstitut eingetragen werden müssen, ist dem DreamRobot-Support nicht bekannt. Diese Informationen kann Ihnen nur Ihr Bankinstitut mitteilen. Falls Ihr Bankinstitut die Abwicklung verändert hat, ist es ggf. notwendig, hier die Kontodaten zu löschen und neu anzulegen (nicht nur die Felder überschreiben). Danach den Bankabruf unter "BANK" einmal manuell starten. Sollte es dann immer noch nicht funktionieren, melden Sie sich bitte im Dreamrobot-Support.

Die Anzahl der Konten die Sie hinterlegen können, ist nicht begrenzt. Wenn Sie mehrere Konten verwalten möchten, dann können Sie die einzelnen Konten über die Auswahlbox auswählen und ändern oder löschen.

Unter "ADMIN -> Bank" gibt es Optionen für
- das Übernehmen des Buchungsdatums als Einlesedatum
- das Abgleichen geparkter Aufträge
- das Abgleichen auf Basis der eBay-Artikelnummer ohne Berücksichtigung des Mitgliedsnamen; Hinweis: Diese Option, sollte ausschließlich genutzt werden, wenn nur einzelne Artikel verkauft werden, deren Verkauf das Angebot beendet. Dies gilt nicht nur für das Direct Banking sondern auch für den Bank-Import.

BankCheck vom DirectBanking ausführen ( Bankabgleich)

Um den BankCheck auszuführen, brauchen Sie lediglich den Button "Bank Check" im oberen Menü zu drücken. Wenn Sie Bank-Auto-Login aktiviert haben, dann startet der Abruf automatisch, sofern nur ein Konto hinterlegt ist. Bei mehreren Konten startet der Abruf erst nach Auswahl des Kontos. Sie haben die Auswahlbox auch nur, wenn Sie mehr als ein Konto hinterlegt haben. Falls Sie keine Bank-Auto-Login aktiviert haben, müssen Sie die Abfrage mit dem Button "Umsatzabfrage starten" starten.

Das Überprüfen kann, je nach Verbindung des Bank-Servers und Ihrer Verbindungsgeschwindigkeit, einige Minuten in Anspruch nehmen. Sobald die Überprüfung die Bankzeilen eingelesen hat, werden diese mit den Rechnungen verglichen. Das Fenster bleibt offen und zeigt Ihnen am Schluss wie viele Bankzeilen gefunden wurden.

Bezahltstatus automatisch setzen durch erfolgreichen Bankabgleich

Hier wird im Betreff zunächst nach der Auftrags-/Referenznummer gesucht (R1234 oder auch R 1234) und dann versucht die Zahlung der Rechnung zuzuordnen. Falls die R-Nummer nicht enthalten ist, wird auf die 12stellige eBay-Artikelnummer geprüft. Sofern diese gefunden wird, werden alle offenen Verkäufe mit dieser Artikelnummer gesucht. Sofern mehrere offene Verkäufe gefunden werden, wird geprüft, ob ein Mitgliedsname der offenen Verkäufe im Betreff enthalten ist. Wenn ja, wird versucht, die Zahlung diesem Verkauf zuzuordnen.

Hinweis: Falls der Auftrag schon manuell den Status bezahlt erhalten hat, kann das Bankmodul nicht mehr zuordnen, dann bleibt die Zeile rot, auch wenn sonst alle Informationen passen.

Sollte weder R-Nummer noch Artikelnummer gefunden werden, wird versucht anhand des Betreffs nach dem Mitgliedsnamen zu suchen. Nur wenn dies eindeutig ist, erfolgt der Abgleich des Auftrages.

Zusätzlich zu R1234 für Überweisungen wird der Betreff LS1234 für Lastschriften und NN1234 für Nachnahme Buchungen erkannt.

Es wird auch nach dem Kennzeichen "BEST" im Betreff gesucht. Die dahinter gefundene Zahl wird dann als Shop-Bestellnummer interpretiert.
Für den Abgleich muss vom Shop im Auftragsfeld "Kommentare (vom Kunden)" die Zeichenfolge "Bestellnummer: xxx" übergeben worden sein. Wobei "xxx" für die Shop-Bestellnummer steht. Dann kann DR diese Zahlungen ebenfalls automatisch zuordnen.

Damit eine Zahlung einem Auftrag zugeordnet werden kann, wird geprüft, ob der
Bankzeilenbetrag = Rechnungsbetrag + Versandkosten ist. Falls nicht, ob der
Bankzeilenbetrag = Rechnungsbetrag + Versand + Versicherung ist.
Hinweis: Versicherung wird nur bei der früheren Version der Versandberechnung verwendet.

Falls kein passender Auftrag gefunden wurde oder der Betrag nicht passt, werden die Bankzeilen Rot dargestellt, ansonsten Grün. Wenn eine Bankzeile zugeordnet wurde, so wird der zugehörige Auftrag auf "bezahlt" gesetzt.
Sollten die Bankzeilen zugeordnet werden können, so wird die Rechnung auf bezahlt gesetzt.

Wenn Sie eine Bankzeile manuell zuordnen wollen, müssen Sie in das Textfeld neben dem Button "prüfen" die Auftragsnummer mit führendem "R" eintragen (R 1234) und auf "prüfen" drücken. Abweichend gilt für Zahlart Nachnahme ein "NN" und für Lastschrift ein "LS" statt des führenden "R". Der Button "B" kennzeichnet nur die Bankzeile als bezahlt - nicht die Rechnung. Das kann nur der Button "prüfen" und der automatische Abgleich.
Hinweis: DreamRobot erkennt bislang keine Teilzahlungen. Aufträge können über das Bankmodul nur auf "BEZAHLT" gesetzt werden, wenn die komplette Zahlung innerhalb einer Bankzeile ist. Deshalb ist es bei Teilzahlungen ausnahmsweise notwendig, den Auftrag unter "AUFTRAG" manuell auf den Status "BEZAHLT" zu setzen.
Bei dem BankCheck sind 3 Abrufe pro Tag inklusive. Bei jedem Abruf wird die Anzahl der Abrufe des Tages angezeigt. Wenn die Anzahl von 3 Abrufen erreicht ist, wird das Bank-Auto-Login für den Tag abgeschaltet. Weitere kostenpflichtige können erfolgen, müssen aber von Ihnen bestätigt werden. Kosten dafür entnehmen Sie bitte dafür der aktuellen Preisliste.

Bank / Bankliste

(1) Unter Bank können Sie (falls Ihre Bank nicht vom automatischen Abruf unterstützt wird) den Kontoauszug als CSV-Datei einlesen.
Wählen Sie dazu Ihre Bank aus der Liste und drücken Sie auf "OK". Sie werden dann aufgefordert, die Datei hochzuladen. Bitte achten Sie darauf, dass die Kontoauszugsdatei nicht mehr als 1.5 MB hat.

In der Bankliste (erreichen Sie über den Button "BANK" oben im Menü) können Sie sich alle eingegangenen Zahlungen anzeigen lassen.

(2) Sie können Ihre Zahlungen entsprechend den Vorgaben unter "Anzeigen" Vor-Filtern. Neben dem Monat und dem Jahr (3) haben Sie auch die Möglichkeit, einen Suchtext einzugeben. Mit "OK" wird in allen Feldern gesucht und mit "W" wird nur nach der Auftragsnummer gesucht.
Bei den Bankzeilen-Ansichten haben Sie die Möglichkeit, falls die Daten von unterschiedlichen Banken eingelesen worden sind, diese nach Bank zu filtern. Es werden alle Banken in einer Auswahlliste aufgeführt, die auch unter "ADMIN -> Bank" eingetragen sind.

Pro Seite werden immer maximal 100 Zahlungen angezeigt.

  - BANK (Bankcheck und PayPal)

Fehlerhafte Zahlungen prüfen oder suchen

In der Bankliste finden Sie hinter den nicht zugeordneten (fehlerhaften) Zahlungen ein Eingabefeld und einen Prüfen-Button sowie einen Suchen-Button



1. Prüfen
Der Prüfen-Button funktioniert so, dass der Eintrag des Eingabefeldes (Suchfeld) gesucht wird. DreamRobot sucht dann die Angaben des Eingabefeldes in der Auftragsliste.
Am einfachsten ist es aber, in das Feld die Auftragsnummer mit einem vorangehendem R einzutragen. Z.B. R12345.

2. Suchen
Der Suchen-Button (nur bei Bankzahlungen) sucht nach einem Auftrag der letzten 3 Monate. Die Suche erfolgt ausschließlich in den Feldern "Person" und "Betreff" nach folgenden Kriterien:

• Der Name aus dem Feld "Person" wird unter Auftrag gesucht.
• der Betreff (R-Nummer, Mitgliedsname, Artikelnummer, Info) aus dem Feld "Betreff" wird unter Auftrag gesucht.
  

Die Angabe der Zahlungstoleranz unter "ADMIN -> Bank" wird dabei berücksichtigt. Wenn der Preis in der Zahlungstoleranz liegt, aber nicht zu 100% passt, wird der Auftrag zwar angezeigt, ist aber nicht auswählbar.
Sie haben dann aber die Möglichkeit den Auftrag aufzurufen (mit Klick auf die unterstrichenen Einträge) und den Betrag anzupassen. Danach brauchen Sie nur den Refresh-Button drücken und können dann den Auftrag auswählen und übernehmen.
Die Aufträge werden in Ihrem aktuellem Status (farblich) angezeigt. Nach welchen Kriterien der Auftrag gefunden wurde, sehen Sie an der blauen Schriftfarbe des jeweiligen Eintrags.

Gründe für den Abgleich der Zahlungen in der Historie
Rechnung bezahlt durch
(PayPal) = PayPal
(Bank:Shop-Bestell.) = über die Shop-Bestellnummer im Kommentar
(Bank:eBay-Art.) = über die eBay-Artikelnummer im Betreff
(Bank:Mitg.) = über den eBay-Mitgliedsnamen
(Bank:Suche) = Über die Banksuche
(Bank-R-manuell) = über den Button "prüfen" unter Bank bei Eingabe der R-Nummer
(Bank-Check) = über den automtaischen Bankabgleich
(Bank:Yatego-Bestell.) = über die Yatego-Bestellnummer im Kommentar

Bankdaten exportieren

Sie können die Zahlungen in der Anzeige "Alle Bankzeilen" und "Alle PayPal-Zahlungen" im Format MT940 (z.B. für DATEV) exportieren.
Es wird dabei immer der aktuell ausgewählte Monat komplett exportiert.

Im PayPal-Export wird eine Pseudo-Kontonr. 0012345678 und Pseudo-BLZ 12345678 exportiert.
Bei den PayPal-Zahlungen werden zusätzlich zu den Zahlungen auch die PayPal-Gebühren als einzelne Zahlungsausgänge exportiert.
Rückzahlungen (Refund) und Gebührenerstattungen bei den PayPal-Zahlungen werden ebenfalls im Export berücksichtigt.

Verwendungszweck für Überweisungen automatisiert in Erstkontakt-Email anzeigen

Damit Ihre Käufer den Verwendungszweck für Überweisungen einfach nur übernehmen müssen und die Zahlungen dann problemlos in DreamRobot den Aufträgen zugeordnet werden können, haben wir einen Tipp für Sie.

Die folgenden Zeilen müssten Sie für eBay-Verkäufe in die zugehörigen Vorlagen der Erstkontakt-Emails eintragen:

<#if(#payment#|=|Überweisung)#>
Zahlungshinweise bei Überweisung vom Bankkonto:
Verwenden Sie bitte im Verwendungszweck folgende Informationen:
Ihren eBay-Namen #portal_account_name# und die eBay-Angebotsnummern #art_numbers_horizontal#
<#endif#>

Nach diesem Beispiel können Sie auch Anpassungen für weitere Verkaufsplattformen vornehmen.

Siehe auch die Videos zur Vorlagenbearbeitung und hier im Handbuch: Vorlagenbearbeitung